Uso de Access

Access

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una escuela, de sus alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

 Este gestor debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Tabla: registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefónica:
 

Agenda telefónica de alumnos
Nombre	Dirección	Teléfono
Cabrera Ortiz, Pedro	Callao 12	(011) 49912-3457
García García, Ana	Avda. Santa Fe 54	(011) 49912-9566
Santos, Luis	Avda. Córdoba 74	(011) 49912-1234

Para que aparezcan de modo claro se organizaron en tres variables: Nombre , Dirección y Teléfono , haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla : conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. 

Tipos de base de datos: planas y relacionales

Facultad de Ciencias Sociales
Fecha	Nombre	Dirección	Teléfono.	Carrera	Materia	Nota
2-3-05	Cabrera Ortiz, Pedro	Callao 12	(011) 49912-3457	Relaciones del Trabajo	Metodología	8
3-3-05	García García, Ana	Avda. Santa Fe 54	(011) 49912-9566	Sociología	Historia	7
12-3-05	Santos, Luis	Avda. Córdoba 74	(011) 49912-1234	Ciencia Política	Economía	6
6-7-05	Cabrera Ortiz, Pedro	Callao 12	(011) 49912-3457	Relaciones del Trabajo	Filosofía	8
7-7-05	García García, Ana	Avda. Santa Fe 54	(011) 49912-9566	Sociología	Psicología	2
15-7-05	Santos, Luis	Avda. Córdoba 74	(011) 49912-1234	Ciencia Política	Psicología	6
5-12-05	García García, Ana	Avda. Santa Fe 54	(011) 49912-9566	Sociología	Psicología	7
5-12-05	García García, Ana	Avda. Santa Fe 54	(011) 49912-9566	Sociología	Economía	7
12-12-05	Santos, Luis	Avda. Córdoba 74	(011) 49912-1234	Ciencia Política	Filosofía	8

¿Cómo crear un fichero de base de datos? 
Al iniciar el programa se presentará la siguiente

Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

 Las tablas

Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información, es decir establecer la estructura que almacenará la información..
3.1. ¿Cómo crear una tabla? 
Para crear una tabla se selecciona el botón Tablas y aparecerán las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

• Crear en Vista Diseño : permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
• Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
• Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.
•  Vista Diseño 
  Se elige Crear una tabla en Vista Diseño aparecerá la siguiente ventana, que nos permitirá manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.
  
  En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes características del campo:
   
  · Nombre del campo: los nombres de los campos.
  · Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
  · Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.
  · Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
  En este manual se va a crear una base de datos de la Facultad. Se ha empezado con la tabla de los alumnos pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, fecha de ingreso, lugar de nacimiento, teléfono, mail, etc.
  Debes poner la llave principal que debe ir en un campo que no se repitan los datos.
  
  Una vez definida la estructura a grandes rasgos de la Tabla Alumnos procedemos a guardarla.
  
   Carga de datos por medio de formularios
   En la Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la pestaña de Formularios y la opción Crear un formulario utilizando el asistente.
  
  Le damos siguiente:
  
  Ya estamos en condiciones de ingresar registros en la tabla por medio del Formulario Alumnos.
  
  Consultas a la base de datos
   En la Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la pestaña de Consulta y la opción Crear un consulta utilizando vista diseño.
  
  El aspecto de la ventana de una consulta es este: vemos que la ventana se divide en dos secciones:
  La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.
  La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.